MLKcloud

Die MLKcloud ist ein Internetdienst der Martin-Luther-King-Kirche, der auf dem freien Softwarepaket  Nextcloud basiert.

Nextcloud ist eine internet-basierte Anwendung zum Speichern von Dateien, Dokumenten, Bildern, Videos, Notizen, Kalender- und Kontaktdaten im Internet. Die Benutzenden einer Nextcloud können einander Daten freigeben.

Nextcloud kann wahlweise in einem Web-Browser oder mit geeigneten Apps bzw. Anwendungsprogrammen verwendet werden.

Benutzergruppe

Die MLKcloud steht der Gemeinde insbesondere für die Gemeindearbeit zur Verfügung.

GL-Mitglieder erhalten automatisch ein Benutzerkonto, darüber hinaus können Mitarbeiter_Innen der Gemeinde bei Michaela Ohlhus-Molthagen ein kostenloses Benutzerkonto erhalten.

Für die Benutzung gilt seitens der Gemeinde die Datenschutzerklärung unter https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de/index.php/s/5J7rqWSwfiYqdGf.

Inhalte

Die Benutzer können auf der MLKcloud Dateien, Kalender (inkl. Aufgabenverwaltung), Adressbücher (Kontakte), Notizen und weitere Inhalte speichern und verwalten.

Dateien verschiedener Formate (darunter sowohl MS Word, Excel und PowerPoint als auch LibreOffice Writer, Calc und Impress) können online im Web-Browser bearbeitet werden.

Dateien können mit anderen Benutzern geteilt oder per Link freigegeben werden.

Kalender und Adressbücher können mit anderen Benutzern geteilt werden.

Collabora Online-Dokumentenbearbeitung

Innerhalb der MLKcloud steht ein Online Office (Collabora Online Office) zur Verfügung, mit dessen Hilfe Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen betrachtet, erstellt und bearbeitet werden können.

Das Collabora Online Office basiert auf LibreOffice und unterstützt sowohl die entsprechenden OpenDocument-Formate als auch die jeweiligen Dateiformate von MS Office.

Alle Dokumente können als PDF-Dateien ausgegeben werden. Das Bearbeiten der Dokumente erfolgt direkt im Web-Browser.

Dokumente können zudem ausgedruckt werden.

Zugriff

Mit einem Benutzerkonto haben MitarbeiterInnen der Gemeinde über den Link https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de Zugriff auf eigene oder freigegebene Dateien, Kalender, Adressbücher, Notizbücher usw.

Dafür werden Benutzername und Passwort benötigt, die von mir vergeben werden

Ihr erhaltet auf der MLKcloud mindestens 512 MB Speicherplatz für Dateien.

Der einfachste Weg, um auf die Inhalte zuzugreifen, führt über einen Web-Browser.

Darüber hinaus ist auch ein Zugriff über Desktop-Client bzw. Mobil-App (Dokumente) sowie per WebDAV (Dokumente), CalDAV (Kalender) und CardDAV (Adressbücher) möglich.

Der Zugriff auf die MLKcloud (nicht jedoch die gespeicherten Daten) wird automatisch verschlüsselt.

Web-Browser

Über einen aktuellen Web-Browser habt Ihr Zugriff auf alle Inhalte der MLKcloud (Dateien, Dokumente, Kalender, Adressbücher, Notizen usw.). Bitte achtet darauf, dass Werbe- oder Script-Blocker wie z.B. AdBlock Plus oder NoScript nicht den Zugriff behindern.

Collabora Online Office läuft auf einem eigenen Server, der ebenfalls nicht blockiert werden darf, soll Collabora verwendet werden, um Office-Dokumente anzuzeigen bzw. zu bearbeiten.

(Derzeit läuft Collabora Online Office auf meinem Gemeinde-Notebook; sollte dieses streiken - oder mein Internet-Zugang - steht dieser Dienst nicht zur Verfügung.)

Geht nun mit Eurem Web-Browser (Firefox, Chrome, Internet Explorer, Edge o.ä.) auf die Seite https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de und meldet Euch mit Eurem Benutzernamen und Eurem Passwort an.

Die verschiedenen Bereiche der MLKcloud erreicht Ihr über die Menüzeile oben . Rechts oben, wo ein rundes Icon steht, findet Ihr ein Benutzermenü.

Ihr könnt Eure Dokumente, Adressbücher oder Kalender für Euch behalten oder mit anderen Benutzern (oder Benutzergruppen) teilen.

WebDAV

Nextcloud dient als Dokumente-Server und kann Dokumente per WebDAV an WebDAV-Clients ausliefern, so dass ein Zugriff ohne Web-Browser möglich ist.

Für den Zugriff unter Windows, Mac oder Linux benötigt man einen img grey Desktop-Client. Ist dieser installiert, spiegelt er alle Dokumente aus der MLKcloud, auf die man Zugriff hat, auf die eigene Festplatte.

Für den Zugriff mit einem Android-Smartphone/Tablet benötigt man eine Nextcloud-App, z.B. die img grey Original-App. Damit erhält man Zugriff auf alle Dokumente, um sie herunterzuladen.

Wenn Ihr nicht den Desktop-Client oder die Mobil-App benutzen wollt, um auf Eure Dateien und Dokumente zuzugreifen, könnt Ihr auch WebDAV verwenden (für Experten). Im WebDAV-Client gebt Ihr folgende Adresse ein, um Euch mit der Nextcloud zu verbinden:

https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de/remote.php/webdav/

LibreOffice mit MLKcloud via WebDAV verwenden

Wer LibreOffice verwendet, kann die MLKcloud via WebDAV verwenden. Da Nextcloud gut mit LibreOffice zusammenarbeitet (beide verwenden für Dokumente das OpenDocument-Dateiformat), ist dies sehr praktisch.

Hierzu ist erstens in LibreOffice unter "Extras - Optionen - allgemein - Dialoge zum Öffnen/Speichern" die Option "LibreOffice-Dialoge verwenden" zu aktivieren.

Danach öffnet man den Öffnen-Dialog von LibreOffice und erstellt einen neuen Server vom Typ "WebDAV".

Host ist "nextcloud.martin-luther-king-kirche.de", Port ist "443", Sichere Verbindung ist zu aktivieren, Beschriftung ist z.B. "MLKcloud", Root ist "/remote.php/webdav".

Beim ersten Aufruf fragt LibreOffice Benutzernamen und Passwort für die MLKcloud ab.

Danach kann man durch die per WebDAV freigegebenen MLKcloud-Verzeichnisse browsen und Dokumente öffnen, bearbeiten und speichern.

CalDAV und CardDAV

MLKcloud dient als Kalender- und Adressbuch-Server, kann also Kalender- und Adressbuchprogramme mit Daten beliefern.

Android

Unter Andoid benötigt man für den Zugriff auf Kalender bzw. Adressbücher img grey DAVdroid (die Einrichtung von DAVdroid wird direkt von der img grey Nextcloud-App unterstützt).

Eine Alternative zu DAVdroid ist img grey CalDAV-Sync (kostenpflichtig) bzw. img grey CardDAV-Sync (kostenpflichtig) oder img grey CardDAV-Sync free.

Desktop-PC und Notebook

Mozilla Thunderbird

Benutzt man auf dem PC das Mail-Programm img grey Thunderbird und die Kalender-Erweiterung img grey Lightning, benötigt man das Add-on img grey Inverse SOGo Connector, um CalDAV und CardDAV einzubinden.

Das Add-on img grey Thunderbirthday ermöglicht es, Geburtstage aus dem Adressbuch in einem Kalender anzuzeigen.

MS Outlook

Benutzt man Outlook, ermöglicht das kostenlose Add-on img grey Outlook CalDav Synchronizer die Einbindung von CardDAV- und CalDAV-Quellen. 

CalDAV/CardDAV-Adressen

Die Adressen, die Ihr in den CalDAV/CardDAV-Programmen eintragen müsst, findet Ihr hier:

Um Euren eigenen Kalender zu verwenden, gilt die folgende Adresse:

https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de/remote.php/dav/

Um Euer eigenes Adressbuch zu verwenden, gilt die folgende Adresse:

https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de/remote.php/dav/addressbooks/users/{{benutzername}}/contacts

Anstelle von {{benutzername}} tragt Ihr bitte jeweils Euren MLKcloud-Benutzernamen ein.

Zum Anmelden benötigt Ihr ebenfalls Euren MLKcloud-Benutzernamen und das entsprechende Passwort.

Apps

Die MLKcloud bietet auf der Web-Oberfläche verschiedene Apps an.

Dateien

Dies ist die App, die beim Aufrufen der MLKcloud geöffnet wird und alle Dateien enthält - sowohl die des Benutzers als auch solche, die für ihn freigegeben worden sind. 

Dateien und Ordner können mit anderen Benutzern bzw. Benutzergruppen geteilt oder per Link freigegeben werden. Links können direkt aus der App heraus per Mail, Google+, Facebook, Twitter usw. verteilt werden. 

Aus dieser App heraus können Textdateien, Dokumente in den Formaten von LibreOffice und MS Office (Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen) sowie Diagramme erstellt werden (siehe unten) 

Die App zeigt auch PDF-Dateien, E-Book-Dateien und Grafiken in einem internen Betrachter an, spielt Video- und Musikdateien ab usw. 

Es ist möglich, Dateien aus externen Quellen einzubinden (andere Nextcloud/ownCloud-Server, SFTP, Dropbox, Google Drive, WebDAV). 

Neue Dateien erstellen

Mit einem Klick auf das Plus-Symbol im gewünschten Zielordner können folgende Dateien neu angelegt werden:

  • Datei hochladen - eine Datei vom eigenen Computer in den Zielordner hochladen
  • Neuer Ordner - einen neuen Ordner im Zielordner erstellen
  • Diagramm - ein leeres Diagramm anlegen, das online mit der App Draw.io bearbeitet werden kann
  • Neue Mindmap-Datei - eine leere Mind-Map anlegen, die online bearbeitet werden kann
  • Neue Textdatei - eine leere Textdatei im TXT-Format anlegen (keine Formatierungen usw.), die online bearbeitet werden kann
  • New Text Document - eine leere Textdatei im Markdown-Format (MD) anlegen (einfache Formatierungen möglich), die online bearbeitet werden kann
  • Neues Dokument - eine leeres Textdokument im Word- oder Writer-Format anlegen, das im Online Office bearbeitet werden kann
  • Neue Tabelle - eine leere Tabellenkalkulation im Excel- oder Calc-Format anlegen, die im Online Office bearbeitet werden kann
  • Neue Präsentation - eine leere Präsentation im Power-Point- oder Impress-Format ablegen, die im Online Office bearbeitet werden kann

Aktivität

Eine Übersicht über Aktionen, die auf der MLKcloud durchgeführt worden sind.

Galerie

Eine Bilder- und Foto-Galerie. Sie zeigt alle Bilddateien an, auf die der Benutzer Zugriff hat. 

Mail

Eine Web-Mail-Oberfläche, in die ein vorhandenes E-Mail-Konto eingebunden werden kann.

Wer ein E-Mail-Postfach der Gemeinde besitzt, kann dieses mit der Mail-App verwenden. Tragt dazu bitte Eure Mail-Adresse und Euer Passwort für das Mail-Postfach als Anmeldeinformationen ein und als Server:

  • IMAP (Mails empfangen): imap.ionos.de; Port: 993, SSL/TLS
  • SMTP (Mails versenden): smtp.ionos.de, Port: 587, StartTLS

Die Mail-App kann mit img grey Mailvelope verwendet werden, um verschlüsselte E-Mails (nach dem Standard OpenPGP) zu versenden.

Leider unterstützt diese App keine Verschlüsselung nach dem Standard S/MIME.

Kontakte

Eine Adressverwaltung (Name, Adresse, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtstag...).

Die Kontakte können per CardDAV mit Mail-Programmen synchronisiert werden.

Kreise

Diese App ermöglicht es, Benutzer der MLKcloud zu Benutzerkreisen zusammenzufassen.

Kalender

Eine Kalender-App. Die Termine können per CalDAV mit Kalenderprogrammen synchronisiert werden. Die Kalender-App zeigt auch die Geburtstage aus den gespeicherten Kontakten an. 

iCal-Kalender können abonniert werden. 

Aufgaben

Eine mit dem Kalender verbundene App, um Aufgaben zu verwalten.

Audio-Player

Ein Player für Musikdateien.

Passwörter

Eine Passwortverwaltung für Anmeldeinformationen, kann mit img grey Firefoximg grey Chrome oder img grey Android verwendet werden. 

Lesezeichen

Eine Bookmark-Verwaltung. Die Bookmarks können z.B. mit Firefox oder Chrome synchronisiert werden. 

Weather

Wettervorhersage. 

Umfragen

Ein einfaches Werkzeug, um Umfragen zu erstellen. 

Notizen

Nextcloud besitzt eine Notiz-Funktion. Diese kann im Web-Browser verwendet werden oder mit der Android-App img grey Nextcloud Notes.

Die Notizen können derzeit leider nicht mit anderen Benutzern geteilt werden.

Radio

Eine einfache App, um Internetradio-Stationen zu empfangen.

Deck

Deck, eine Projektverwaltung im Kanban-Stil, ähnlich wie Trello.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Diese App ist derzeit deaktiviert, da es durch sie - auch wenn sie nicht verwendet wird - zu Verbindungsproblemen kommen kann.

Eine App, die es erlaubt, einen leeren Ordner in einen Verschlüsselungsordner zu konvertieren. Mit der Nextcloud-App ab Version 3 (nicht im Web-Browser) kann auf die Dateien in diesem Ordner zugegriffen werden.

Hierzu in der App bei einem leeren Ordner auf die drei Punkte tippen und dann „als verschlüsselt festlegen“. Die Verschlüsselung kann auch wieder aufgehoben werden.

Diese App ist noch in einem sehr frühen Entwicklungsstadium.

Administration/Einstellungen

Wenn Ihr mit einem Web-Browser in der MLKcloud angemeldet seid, findet Ihr rechts oben ein kreisförmiges Icon.

Wenn Ihr darauf klickt, gibt es einen Menü-Punkt "Einstellungen". Hier sind einige Einstellungen möglich (Passwort ändern, E-Mail-Adresse eintragen, Sprache für die Oberfläche auswählen usw.).

Es ist leider nicht möglich, den Benutzernamen zu ändern. Wer auf Website und MLKcloud den gleichen Benutzernamen verwenden möchte, kann den Benutzernamen auf der Website ändern (Menü "Benutzer - Profil bearbeiten").

Support

Bei Fragen wendet Euch bitte an mich.

Leider gibt es nur eine englischsprachige Hilfe zu Nextcloud.

Die Benutzer-Hilfe findet Ihr auf der Web-Seite der Nextcloud rechts oben (wo Euer Name steht) unter dem Menü-Punkt "Hilfe".

Es gibt auch ein img grey deutschsprachiges Forum zu Nextcloud.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die MLKcloud unterstützt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die z.B. mit dem Google Authenticator kompatibel ist. 

Sie kann unter „Einstellungen - Sicherheit“ aktiviert werden. Bei der Aktivierung werden Backup-Codes zum Login erzeugt, die ausgedruckt werden sollten. 

Passwort vergessen

Tipp: Webseite und MLKcloud benutzen unterschiedliche Anmeldedaten - wenn der Web-Browser diese speichert, kann es zu Verwechslungen kommen.

Benutzernamen auf der Webseite entsprechen aus historischen Gründen in der Regel der Mail-Adresse (dies kann aber unter dem Menüpunkt "Benutzer - Profil bearbeiten" geändert werden), Benutzernamen auf der MLKcloud haben stets die Form vorname.nachname.

Solange der Benutzername bekannt ist, kann man sich ein neues Passwort ausstellen.

  1. https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de im Web-Browser aufrufen
  2. Benutzername eingeben
  3. Im Feld Passwort einen beliebigen Begriff eingeben
  4. Auf den Hinweis klicken, dass das Passwort zurückgesetzt werden soll
  5. An die hinterlegte E-Mail-Adresse wird ein Link geschickt, mit dem das Passwort zurückgesetzt werden kann
  6. Bitte ein sicheres Passwort verwenden

Datenschutz

Ich nehme ohne Euer ausdrückliches Einverständnis (etwa im Falle eines technischen Problems oder wenn Ihr Eure Inhalte teilt) keinen Einblick in Eure Daten - weder Dateien, Adressbücher, Kalender noch sonst etwas.

Die MLKcloud verwendet automatisch eine SSL-Verschlüsselung, wenn Ihr Euch anmeldet.

Datenschutzerklärung: https://nextcloud.martin-luther-king-kirche.de/index.php/s/5J7rqWSwfiYqdGf

Tipp: Die MLKcloud für große Mail-Anhänge verwenden

Die MLKcloud kann verwendet werden, um große Mail-Anhänge als Link zum Herunterladen zu verschicken. Die Anhänge werden dann in der MLKcloud gespeichert und können vom Mail-Empfänger dort heruntergeladen werden. 

Für Thunderbird verwendet man hierzu das Addon img grey Nextcloud for Filelink, für Outlook das img grey Nextcloud-Addon

Warum nicht Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox o.ä. verwenden?

Personenbeziogene Daten der Gemeinde dürfen nicht auf einem anderen Online-Dienst gespeichert werden.

Wir sind aus datenschutzrechtlichen Gründen verpflichtet, mit Dienstanbietern, denen wir personenbezogene Daten zur Speicherung bzw. Verarbeitung überlassen, Verträge zur Auftragsverarbeitung einzugehen.

Wir sind als Gemeinde mit keinem dieser Anbieter einen solchen Vertrag eingegangen (nur mit 1&1 Ionos), sodass es unzulässig wäre, diese Dienste für die Gemeindearbeit zu verwenden, sobald personenbezogene Daten gespeichert werden.

Darum darf im Rahmen der Gemeindearbeit ausschließlich die MLKcloud verwendet werden, um Daten online zu speichern und zu verarbeiten.